Heute werden immer mehr Geschäftsvorgänge per Mail erledigt. Dabei sollte man sich bewusst sein, dass die Mail relativ leicht durch Hacker geändert werden können.

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Wenn Sie Rechnungen oder wichtige Dokumente per Mail versenden, sollten Sie sich über die Gefahren bewusst sein, dass Ihre Unterlagen verändert werden können. Dies könnte zum Beispiel Ihre Konto-Nummer sein. Ihre Kunde überweist ordnungsgemäß die Rechnung, allerdings nicht auf Ihr Konto. Für Ihren Kunden ist damit der Vorgang abgeschlossen. Wie Sie zu Ihrem Geld kommen, ist eine andere Sache.

Deshalb ist es wichtig, die Mail mit einer digitalen Signierung zu versehen.  

Der zusätzliche Aufwand ist sehr gering.

Was bedeutet digitale Signierung?

Eine digitale Signatur ist ein elektronisches, verschlüsseltes Authentifizierungszeichen für Informationen die digital, wie zum Beispiel E-Mail-Nachrichten, Makros oder elektronische Dokumente, versandt werden. Die Signatur bestätigt, dass die Informationen von der Person stammen, die sie signiert hat, und dass sie nicht verändert wurden.

Durch eine digitale Signatur werden die elektronisch erstellten Dokumente rechtsgültig markiert abgelegt und können archiviert werden.

Sollten sich nachträglich Veränderungen in einem versendeten Dokument finden, so ist dies nachweisbar.

Die so versandten Dokumente sind rechtlich gültig.

Somit erübrigt sich die Papierform.

Wo liegen Ihre Vorteile?

Die Signierung bringt Rechtssicherheit für Sie, Ihre Kunden und Lieferanten.

Durch die Rechtsgültigkeit der Dokumente sparen alle Beteiligten Kosten:

  • – Papier – Papierausdrucke sind nicht mehr erforderlich
  • Porto – der Versand per Post entfällt
  • Stauraum – Papierarchive sind nicht mehr notwendig
  • Zeit – Zeitersparnisse bei der Suche nach den Geschäftsvorgängen

Durch den geringeren Papierverbrauch und die Einsparung des Postweges hilft Ihnen aktiv dabei, Ihr Unternehmen umweltfreundlicher zu führen.

Wie funktioniert das?

Einfach so. Die Software übernimmt bei der Dokumentenerstellung automatisch die Signatur und legt das Dokument ab. Der anschließende elektronische Versand beeinträchtigt die Signatur dabei in keiner Weise.  

Wenn Sie Fragen haben, rufen Sie uns an. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

www.sprinter-software.de Telefon: (+49)2271 497798 Brandenburger Str. 25 50129 Bergheim

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